Проект по автоматизации «АПЕКС-НЕДВИЖИМОСТЬ»


Благодарим коллектив «АПЕКС-НЕДВИЖИМОСТЬ» и лично Владимира Молчанова за то, что оказали помощь в составлении подробного кейс-стади и дали разрешение на его публикацию.

Резюме проекта

Основой системы автоматизации для АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ» разработанной и внедренной специалистами компании SugarTalk, является кейс «SugarTalk для агентства недвижимости». Кейс позволяет оперативно управлять базой объектов недвижимости и информацией о клиентах, планировать и контролировать деятельность сотрудников, автоматизировать документооборот, управлять сделками и маркетингом.

Кроме того, кейс был дополнен необходимым функционалом с учетом индивидуальных потребностей заказчика: модуль SMS для отправки сообщений сотрудникам и клиентам прямо из CRM, модуль Office Reports для формирования документов в формате docx, модуль Посредники с возможностью автоматического занесения в черный список недобросовестных посредников,  доработка карточки заявки, журнал посещений, личный кабинет риэлтора, индивидуализация формы  поиска.


О заказчике

ООО «АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ» более 10 лет оказывает полный спектр услуг по объектам нежилого фонда Москвы и Подмосковья. На счету специалистов агентства тысячи успешных сделок в сфере коммерческой недвижимости. Главные принципы АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ» - качество, сроки, конфиденциальность.


Главные цели проекта

Руководство АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ» пришло к необходимости внедрения комплексной системы автоматизации для решения профессиональных задач (управление информацией об объектах недвижимости, заявками от клиентов, сопровождения сделок с недвижимостью, личный кабинет риэлтора) и общих задач, характерных для любой коммерческой организации (планирование, контроль, оперативная коррекция деятельности сотрудников,  в случае необходимости).

Ни одно из представленных на рынке crm-решений полностью не учитывало всей специфики деятельности АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ», поэтому выбор был сделан в пользу CRM-кейса «SugarTalk для агентства недвижимости» по нескольким причинам:

  • функциональное решение кейса универсально, однако его модульная архитектура позволяет легко выполнять необходимые доработки;
  • поставка кейса включает в себя 16 часов работы программиста для осуществления индивидуальных доработок, 24 чаcа технической поддержки, 5 часов обучения пользователей и администраторов;
  • компания SugarTalk является непосредственными разработчиками кейса и, следовательно, оказывает полный спектр услуг по его поддержке после внедрения.

Цели проекта:

  1. Автоматизация работы с информационными  базами клиентов и объектов недвижимости:
    • автоподбор подходящих объектов к заявке клиента;
    • быстрый поиск в базах по любым параметрам;
    • хранение истории заинтересованности объектом;
    • личный кабинет риэлтора;
    • проверка дублирующих записей для объектов и клиентов;
    • архив объектов недвижимости.
  2. автоматизация работы с посредниками агентства;
  3. возможность автоматического создания необходимых документов (договоров и отчетов) и экспорта их в удобном формате;
  4. защита информации - распределение прав доступа и редактирования информации в соответствие с внутренней политикой агентства;
  5. автоматизация ведения сделок;
  6. контроль деятельности сотрудников
  7. возможность осуществления SMS-рассылки
  8. интеграция с ФИАС и базой MosOpen.ru

Ход внедрения системы:

Разработка проекта началась в августе 2012 года и заняла 3 недели. Сроки получились несколько больше предполагаемых, так как кроме основных поставленных задач, были выполнены следующие доработки: приведение телефонных полей к единому формату, корректировка автоподбора объектов недвижимости к заявке, механизма обнаружения дубликатов в базах, дополнительное распределение прав доступа к контактной информации, а также формирование личного кабинета риэлтора.


Основные результаты проекта

1. 100% эффективная обработка новых контактов

«Разработанная под наши услуги карточка заявки и механизм автоподбора объектов недвижимости позволили сократить время их обработки на 60%»

Здесь и далее комментарии Владимира Молчанова,
заместителя генерального директора
АН «АПЕКС-НЕДВИЖИМОСТЬ»

2. Ощутимое повышение эффективности ведения базы объектов

«Полная информация о каждом объекте, история заинтересованности им, возможность прикрепления файлов, автоподбор — все эти инструменты позволили повысить вероятность заключения сделки на 50%»


3. Сокращение объемов работы по беспреспективным сделкам

«Механизм контроля за состоянием объекта — работой, которая с ним ведется, - позволил распределять время и трудозатраты риэлтора на ту или иную сделку, рационально расставляя приоритеты»


4. Удобная, исключающая ошибки система формирования документов и отчетов

«Заполнить сопровождающие сделку документы и сформировать итоговый отчет теперь можно нажатием одной кнопки. Причем, благодаря автозаполнению, ошибки при их заполнении исключены, сотрудники экономят, по крайней мере, до 20% рабочего времени»


5. Расширение каналов коммуникаций

«Возможность отправки SMS прямо из системы позволяет держать постоянную связь как с сотрудниками, так и с клиентами — напоминать им о запланирвоанных встречах. Для внутреннего контроля особенно важно, что все сообщения хранятся в CRM»

Разработанная «SugarTalk для агентства недвижимости» на базе кейса система сразу получила положительный отклик у непосредственных пользователей – сотрудникоа АН «АПЕКС НЕДВИЖИМОСТЬ» , что является особенно важным для нас. Это стало возможным благодаря тому, что разработка и внедрение системы происходили в постоянном контакте с ответственным лицом - представителем компании клиента. Кроме того, мы постарались уделить особое внимание обучению сотрудников работе в системе, ведь без непосредственных пользователей она бесполезна.