Модуль "Simple Import"


  • Подготовка к импорту
  • Настройка структуры импорта
  • Управление импортом

Модуль "Simple Import" предназначен для самостоятельного импорта традиционной базы из Excel в CRM. Благодаря возможности распределять информацию по разным модулям системы, он обеспечивает структурированный перенос не только данных (контакты клиента, заявки, сделки), но и соответствующих связей между ними. "Simple Import" не имеет никаких ограничений по размеру базы.

Работу с модулем можно разделить на 3 части:

1 Подготовка к импорту

В первую очередь, необходимо перевести Excel-таблицу в универсальный формат CSV. Сделать это можно в режиме редактирования документа ("Сохранить как" - "Текстовый формат CSV"). После этого - загрузить ее в CRM.

Далее необходимо отметить базовые параметры импорта:

  • основной модуль

Выбрать основной модуль для импорта можно исходя из того, какого рода информацию требуется перенести. Например, если основу базы составляется контактная информация о клиентах, то главным целесообразно выбрать модуль "Контакты". После того, как модуль выбран, CRM автоматически подтянет все связанные с ним модули в таблицу для импорта. Это позволяет быстро сориентироваться, куда отнести дополнительную информацию из базы (заявки, проекты, сделки, связанные с клиентами).

  • тип импорта

Этот параметр описывает действия, которые CRM совершит с импортируемыми данными, и предполагает три варианта:

  1. "Создавать новый объект" - создание новой записи в системе из импортируемой базы
  2. "Обновлять объекты" - cистема находит и обновляет записи по набору определенных полей
  3. "Смешанный тип" - если запись найдена, то она будет обновлена, если нет - то создана
2 Настройка структуры импорта

Этот этап включает в себя 3 небольшие операции:

  1. Распределить, в какой модуль и в какое именно поле в нем будут отправлены данные. Фактически, для каждого столбца Excel-таблицы нужно выбрать, к какому модулю в системе он будет отнесен. Например, столбцы “Фамилия” и “Имя” логично перенести в модуль “Контакты” (или “Предварительные контакты”, в зависимости от принятой в компании схемы работы), а столбец, в котором отмечена дата последней связи с клиентом, - к модулю “Мероприятия”.
  2. Настроить поиск и идентификацию данных в CRM, если для параметра “Тип импорта” были выбраны варианты “Обновлять объекты” или “Смешанный тип”. Искать можно строго по фразе или по какой-то ее части (например, по фамилии, номеру телефона, персональному коду в системе)
  3. Добавить математическую операцию или дописать текст (в случае необходимости). Объяснить суть этой операции проще всего на конкретном примере: необходимо импортировать объемный прайс-лист, но при этом перевести цены в другую валюту по определенному курсу. Для этого достаточно просто выбрать математическое действие (умножение или деление - для примера с курсом) и добавить коэффициент для перевода.

Кроме математического действия доступна функция “Дописать текст”.

3 Определение дополнительных и альтернативных связей

Дополнительные связи необходимы, чтобы добавить уникальность тому или иному полю. Обратимся к уже упомянутому примеру - необходимо импортировать прайс-лист. В нем отражены товары по группам и по поставщикам. Вполне возможно, что разные поставщики имеют пересечения в своих ассортиментных рядах (конфеты одного и того же сорта, строительные материалы одинакового назначения и т.д). Дополнительные связи используются как раз для того, чтобы CRM могла распознать, какой товар относится к конкретному поставщику и отнести, например, конфеты “Ириска 1” к поставщику 1, а “Ириска 2”, - к поставщику 2.

Альтернативные связи хотя и используются не очень часто, но в некоторых ситуациях без них не обойтись. Назначение этой опции - создание несуществующих в CRM связей с главным модулем, которые необходимы, чтобы осуществить конкретный импорт. Снова обратимся к примеру. Условный прайс-лист, кроме основных параметров - цены, товары, поставщики - содержит информацию о дате последнего контакта с поставщиком. Исходя из структуры CRM, эта информация относится к модулю “Мероприятия”, но у главного модуля, в который производится импорта, связь с ним не предусмотрена. В этой ситуации нужно воспользоваться альтернативными связями - создать связь между необходимыми модулями.

После того, как все параметры импорта настроены, остается только нажать кнопку “Начать импорт”. После этого на экран выводится финальное сообщение с уведомлением о том, успешно ли прошел импорт. Если произошла ошибка, то предусмотрена возможность остановить импорт и вернуться назад. Наиболее вероятная ошибка - не заполненный столбец (фактически - не отнесенные никуда данные).

Модуль “Simple Import” не имеет ограничений по сфере своего применения в бизнесе. Особенно он востребован среди агентств недвижимости, интернет-магазинов, предприятий розничной торговли, рекламных агентств и туристических компаний.




Готовы заказать установку модуля?
Возникли вопросы?
Свяжитесь с нами!
Телефон:   +7 (495) 108 24 48
E-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У Вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Skype: sales.crm
Заказать модуль